Anliegen aufnehmen
Grund des Anrufs, Kontaktdaten und die für den Vorgang benötigten Angaben strukturiert erfassen.
KI-Telefonassistent für Serviceprozesse Aus einem Anruf wird ein klarer Vorgang.
Eine Telefon-KI nimmt wiederkehrende Anliegen auf, fragt die benötigten Angaben ab und bereitet die Übergabe an Ihr Team vor. Wir entwickeln den Ablauf für Ihre Anrufer und Ihre internen Prozesse.
Ein konkreter Prozess genügt für den ersten Schritt.
BEISPIEL / SERVICEANFRAGE
- 01 · Anliegen„Ein Kunde meldet eine Störung an seiner Anlage.“
- 02 · RückfragenStandort, Gerät, Fehlerbild, Rückrufnummer
- 03 · ÜbergabeStrukturierte Anfrage an das Serviceteam
Beispielablauf; konkrete Anbindung wird im Projekt definiert.
TELEFON-KI IN 90 SEKUNDENEin Anruf.
Ein Anruf.
Ein klarer Vorgang.
Ein Kunde ruft an, im Büro ist niemand frei: Die Telefon-KI nimmt das Anliegen auf, fragt nach und übergibt den Fall an die richtige Person.
VOM GESPRÄCH ZUR BEARBEITUNG
Die Übergabe entscheidet über den Nutzen.
Gezielt weitergeben
Einfache Fälle nach vereinbarten Regeln bearbeiten. Unklare oder sensible Anliegen an einen Menschen übergeben.
Im System weiterarbeiten
Ein vereinbartes Protokoll oder einen Vorgang bereitstellen. CRM-, Ticket- oder Kalenderanbindungen nach technischer Prüfung umsetzen.
PROJEKTERFAHRUNG
Am Telefon: Klinik, Maklerbüro, Vertrieb.
Terminvereinbarung per Sprachassistent
Für ein Kliniknetz: Anrufer wählen den Standort per Tastenwahl, der Assistent fragt das Anliegen ab und arbeitet über die Schnittstelle des Terminsystems der Klinik.
Anrufe als Notiz im CRM
Für einen Berliner Makler landen Gespräche auf den Büro-Rufnummern mit Transkript und Kurzfassung im CRM Propstack. Die Aufzeichnung hat der Kunde so gewünscht, Anrufer werden zu Beginn informiert.
Zum Projekt ↗Gesprächsanalyse für den Vertrieb
Für einen Vermieter von Baumaschinen werden Verkaufsgespräche transkribiert und nach vereinbarten Kriterien ausgewertet: 7 601 Gespräche von April bis August 2026. Ein Ergebnis: Gespräche über 1,5 Minuten endeten in 66 % mit einer Vereinbarung, kürzere in 16 %. Die Aufzeichnung ist hier Teil des vereinbarten Auftrags. In Deutschland setzen wir das nur mit Betriebsvereinbarung und auf Ebene der Gesprächsmuster ein.
Als Pilot ansehen ↗GESPRÄCHSABLAUF AUS DEM PROTOTYP · ÜBERSETZT
- Begrüßung„Sie sind mit dem virtuellen Assistenten der Klinik verbunden, das Gespräch wird aufgezeichnet. Möchten Sie einen Termin vereinbaren?“ Die Aufzeichnung war in diesem Projekt vereinbart; standardmäßig zeichnen wir nicht auf.Anderes Anliegen → Weiterleitung an das Team
- Patient erkennenAnhand der Rufnummer wird die Patientenakte gesucht.Nicht gefunden → Weiterleitung an das Team
- Fachrichtung„Zu welcher Fachrichtung möchten Sie?“ Allgemeinmedizin, Kinderheilkunde, Chirurgie, Gynäkologie, HNO, Augenheilkunde.Nur mit Überweisung → Hinweis und Weiterleitung
- Bestehende TermineGeburtsjahr abfragen, vorhandene Termine bei dieser Fachrichtung prüfen.Termin vorhanden → ändern oder absagen über das Team
- Freie TermineDen nächsten freien Termin vorschlagen, bis zu drei Alternativen, danach andere Standorte.Nichts frei → Hinweis auf späteren Anruf oder Online-Buchung
- BestätigungDatum, Uhrzeit, Fachrichtung, Ärztin oder Arzt und Adresse werden zusammengefasst, dann Verabschiedung.
Projekterfahrung unseres Teams; Kunden ohne Namensnennung sind anonymisiert. Für Gesundheitsdaten sehen wir den Betrieb auf Servern der Einrichtung oder in der EU vor.
DEMO ZUM AUSPROBIEREN
Demo des Chat-Bots für Kanzleien: selbst ausprobieren.
Ein Bot für Kanzleien nimmt Anfragen über Website, Telegram oder WhatsApp auf: Rechtsgebiet, Anliegen, Fristen, Gegenseite für die Kollisionsprüfung, Unterlagen vorab und ein Termin zur Erstberatung. Die Kanzlei erhält eine fertige Mandatsanfrage. Rechtliche Auskünfte gibt der Bot nicht. Die Demo ist simuliert, es werden keine Daten gesendet.
PROJEKTKONZEPTE
Abläufe, die sich damit angehen lassen.
Beispiele mit Ablauf, Ergebnis und Pilotumfang. Es sind Konzepte für einen ersten Pilot, keine abgeschlossenen Kundenprojekte.
KI & Software
Aus dem Serviceanruf wird eine bearbeitbare Anfrage.
Wir richten einen Pilot für Ihre Vermietung oder Ihren Service ein: Die Telefon-KI erfasst Anliegen, Einsatzort und benötigte Angaben und übergibt sie strukturiert an Ihr Team. Gemeinsam prüfen wir einen definierten Ablauf vom Anruf bis zur übernommenen Anfrage.
Ablauf & Ergebnis ansehen ↗KI & Software
Gesprächsqualität prüfen. Konkrete Verbesserungen besprechen.
Wir entwickeln eine Auswertung, die vereinbarte Gesprächskriterien mit den passenden Gesprächsausschnitten verbindet. In einem begrenzten Pilot prüft Ihre Führungskraft die Ergebnisse und erhält eine nachvollziehbare Grundlage für Rückmeldung und Training.
Ablauf & Ergebnis ansehen ↗FAQ
Was Sie vor dem Start wissen möchten.
Kann ich die Telefon-KI ausprobieren?
Sehen Sie sich das 90-Sekunden-Video oben an. Im Pilot bekommen Sie eine Testnummer mit Ihrem Ablauf.
Was passiert bei schwierigen Fragen?
Für unbekannte, sensible oder nicht freigegebene Themen legen wir eine Übergabe oder einen Rückrufprozess fest. Die Grenzen gehören zum Gesprächsdesign.
Ersetzt das unser Telefonteam?
Wir konzentrieren uns auf wiederkehrende Abläufe. Welche Aufgaben die KI übernimmt und wann das Team eingebunden wird, legen wir gemeinsam fest.
Welche Daten werden verarbeitet?
Vor dem Pilot legen wir Anbieter, Datenflüsse, Zugriff und Löschung fest. Standardmäßig keine Aufzeichnung: Es entsteht nur eine strukturierte Notiz zum Anliegen. Aufzeichnung und Transkript nur auf Ihren Wunsch, Anrufer werden dann zu Beginn darauf hingewiesen.
Wie versteht die KI das Gespräch ohne Aufzeichnung?
Während des Anrufs wandelt eine Spracherkennung das Gesprochene laufend in Text um, mit diesem Text arbeitet die KI. Eine Audiodatei speichern wir dabei nicht. Externe Sprachdienste nutzen wir mit Einstellungen ohne Speicherung, wo der Anbieter das anbietet; hält ein Anbieter Daten für eine Frist vor, stehen Anbieter und Frist im AVV. Für Kanzleien, Praxen und andere Berufsgeheimnisträger kann die Spracherkennung auf Ihrem Server oder einem Server in Deutschland laufen. Dann verlässt das Gesprochene diesen Server nicht, an das Sprachmodell geht nur der erkannte Text.
Können wir das nicht selbst mit n8n oder Make bauen?
Einfache Abläufe ja, und manchmal ist das die bessere Wahl. Aufwendig wird es bei wechselnden Formaten, Echtzeit am Telefon oder Systemen ohne Schnittstelle; dann übernehmen wir Bau, Tests an Ihren Fällen und den Betrieb. Auf Wunsch bauen wir in n8n, damit Sie den Ablauf später selbst pflegen können.
RATGEBER
Was Kunden vorher wissen wollen.
Was kostet ein KI-Telefonassistent in der Praxis?
Was kostet ein KI-Telefonassistent? Unsere Orientierungspreise für Pilot und Betrieb, was darin enthalten ist und Beispiele aus unseren Projekten.
WEITER
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Wo das schon läuft
Was es kostet
Für wen
DER NÄCHSTE SCHRITT
Was soll in Ihrem Betrieb besser laufen?
Beschreiben Sie einen Ablauf, der heute Zeit bindet. Wir besprechen, wo Automatisierung ansetzen kann und welche Informationen für einen belastbaren nächsten Schritt fehlen.
Hilfreich: heutiger Ablauf, Häufigkeit und das gewünschte Ergebnis.
Ihr Aufwand: eine Person, die den Ablauf kennt, Zugang zu Beispielen, ein Gespräch zum Start und die Entscheidung nach dem Pilot. Anbindung, Einrichtung und Abstimmung mit Herstellern übernehmen wir. Was wir übernehmen ↗
HEINRICH SCHNEIDER / DDC
heinrich@ddc.companyLieber per E-Mail? Schreiben Sie uns direkt.
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