Was kostet ein KI-Telefonassistent in der Praxis?

Was kostet der Pilot für einen KI-Telefonassistenten?

Bevor ein System im gesamten Betrieb Anrufe entgegennimmt, starten wir mit einem klar begrenzten Pilotprojekt. Für den Start berechnen wir einen Orientierungspreis ab 1.900 Euro netto. Dieser Preis deckt den kleinsten sinnvollen Umfang ab, um einen konkreten Prozess in Ihrem Arbeitsalltag zu erproben.

Im Pilotpreis sind alle notwendigen Schritte enthalten, um aus einem Anruf eine bearbeitbare Anfrage zu machen. Wir entwickeln den Ablauf für Ihre Anrufer und Ihre internen Prozesse. Folgende Leistungen sind im Pilot enthalten:

• Gesprächsablauf mit Beispieldialogen
• Teststrecke mit Testnummer oder Weiterleitung
• Übergabe als vereinbartes Protokoll an Ihr Team
• Auswertung der erfassten Anliegen und Übergaben
• Gesprächsnotiz direkt im CRM Propstack, falls Sie dieses nutzen

Nicht enthalten sind individuelle Anbindungen an andere CRM-, Ticket- oder Kalendersysteme. Diese setzen wir nach einer technischen Prüfung ab 900 Euro je System um. Den genauen Festpreis für Ihren KI-Telefonassistenten erhalten Sie schriftlich nach der Ablaufprüfung. Einfache Abläufe lassen sich oft selbst mit Tools wie n8n oder Make bauen. Aufwendig wird es bei wechselnden Formaten, Echtzeit am Telefon oder Systemen ohne Schnittstelle. Dann übernehmen wir Bau, Tests an Ihren Fällen und den Betrieb. Auf Wunsch bauen wir die Lösung in n8n, damit Sie den Ablauf später selbst pflegen können.

Was kostet ein KI-Anrufbeantworter im laufenden Betrieb?

Nach einem erfolgreichen Pilotprojekt geht das System in den Regelbetrieb über. Die Kosten für den KI-Anrufbeantworter richten sich dann nach dem genutzten Minutenvolumen und der Anzahl der aktiven Gesprächsabläufe. Wir bieten gestaffelte Preise an, die sich an Ihrem tatsächlichen Anrufaufkommen orientieren.

Die monatlichen Kosten decken die Verarbeitung durch das KI-Sprachmodell und die Übergabe der strukturierten Daten an Ihr Team ab.

Praxisbeispiele: Welche Aufgaben übernimmt die KI am Telefon?

Die Übergabe entscheidet über den Nutzen. Ein KI-Telefonassistent ist kein einfacher Anrufbeantworter, der nur eine Sprachnachricht aufzeichnet. Er führt ein aktives Gespräch, fragt nach fehlenden Informationen und bereitet die Arbeit für Ihre Mitarbeitenden vor.

Ein Beispiel aus dem Immobilienbereich: Für den Berliner Makler Everpeak Properties landen Gespräche auf den Büro-Rufnummern direkt als Notiz mit Transkript und Kurzfassung im CRM Propstack. Dieses System ist bei Everpeak Properties im Betrieb. Die Aufzeichnung hat der Kunde in diesem Fall ausdrücklich gewünscht, weshalb Anrufer zu Beginn des Gesprächs darüber informiert werden.

Ein weiteres Beispiel ist unser Prototyp für das Gesundheitswesen. Für ein Kliniknetz wählen Anrufer den Standort per Tastenwahl. Der Assistent fragt das Anliegen ab und arbeitet über die Schnittstelle des Terminsystems der Klinik. Bestandspatienten werden anhand der Rufnummer erkannt, und die KI gleicht freie Termine mit der gewünschten Fachrichtung ab.

Für Vermieter von Baumaschinen oder Servicebetriebe bieten wir ein Pilotkonzept an, bei dem aus einem Anruf ein Auftrag wird. Der Assistent fragt Einsatzort, Gerät und Fehlerbild ab und übergibt einen strukturierten Entwurf an die Disposition. Verbindliche Zusagen zu Preisen oder Verfügbarkeit trifft weiterhin Ihr Mitarbeiter.

Datenschutz und Sicherheit: Was passiert mit den Gesprächsdaten?

Die Telefon-KI gibt sich zu Beginn des Gesprächs als KI zu erkennen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag und schließen vor dem Start einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab. Personenbezogene Daten von Kunden in der EU verarbeiten wir in Rechenzentren in der EU. Für Sprachmodelle setzen wir bevorzugt europäische Anbieter ein, etwa Mistral AI aus Frankreich.

Standardmäßig findet keine Aufzeichnung der Gespräche statt. Während des Anrufs wandelt eine Spracherkennung das Gesprochene laufend in Text um. Mit diesem Text arbeitet die KI. Eine Audiodatei speichern wir dabei nicht. Es entsteht am Ende nur eine strukturierte Notiz zum Anliegen. Eine Aufzeichnung und ein vollständiges Transkript setzen wir nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch um. In diesem Fall weisen wir Anrufer zu Beginn des Gesprächs darauf hin.

Für Kanzleien, Praxen und andere Berufsgeheimnisträger gilt zusätzlich: Wir verpflichten uns zur Verschwiegenheit, und die Spracherkennung kann auf Ihrem Server oder einem Server in Deutschland laufen. Dann verlässt das Gesprochene diesen Server nicht, an das Sprachmodell geht nur der erkannte Text. Wenn Sie allgemeine Unterstützung bei diesen Themen benötigen, bieten wir auch Beratung zu Datenschutz und KI-Compliance an.

Wie bereiten Sie den Start in Ihrem Unternehmen vor?

Wir konzentrieren uns auf wiederkehrende Abläufe. Welche Aufgaben die KI übernimmt und wann das Team eingebunden wird, legen wir gemeinsam fest.

Für den Start benötigen wir von Ihnen eine verantwortliche Person für die Eingangsnummer und Beispiele typischer Anliegen. Wir definieren gemeinsam die Pflichtfelder, ein Ziel für die Anfragen und einen festgelegten Weg zur Übergabe an Menschen. Unbekannte, sensible oder nicht freigegebene Themen fangen wir mit einem definierten Rückrufprozess ab. Die Grenzen gehören zum Gesprächsdesign.

Während des Pilots prüfen wir konkrete Kriterien: Wir messen die Zeit vom Gesprächsende bis zum Eingang eines vollständigen Entwurfs, vergleichen die Pflichtfelder mit den genannten Informationen und erfassen, wie oft Mitarbeitende Angaben nochmals erfragen müssen.

Der nächste Schritt: Kostenloser Erst-Check

Bevor Sie Geld ausgeben, sehen wir uns Ihren Ablauf an. In einem 30- bis 60-minütigen Videocall zeigen Sie uns Ihren aktuellen Prozess. Innerhalb von zwei Wochen erhalten Sie eine ehrliche Einschätzung zu Ansatz, Machbarkeit und Grenzen.

Zusätzlich liefern wir Ihnen einen Festpreis für den nächsten Schritt und prüfen, ob ein Förderprogramm für Ihr Vorhaben infrage kommt. Sie entscheiden danach ohne Verpflichtung, ob Sie den Pilot starten möchten. Auch die Entscheidung, das Projekt vorerst nicht umzusetzen, ist ein mögliches Ergebnis. Fordern Sie jetzt Ihren Erst-Check an.

Quellen

• Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, EUR-Lex

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