Ein Gesprächsablauf für Ihre Anliegen
Wir definieren Pflichtangaben, passende Rückfragen und den Punkt, an dem ein Mitarbeiter übernimmt.
Projektkonzept · Telefon und Disposition
Nach dem Anruf liegt eine bearbeitbare Anfrage vor.
Wir richten einen Telefonassistenten für wiederkehrende Miet- und Serviceanfragen ein. Er fragt die vereinbarten Angaben ab und bereitet die Übergabe vor, damit Ihre Disposition mit dem Anliegen weiterarbeiten kann.
Projektangebot · Umfang und Umsetzung werden für Ihren Betrieb vereinbart.
GESPRÄCH / BEISPIELABLAUF
Was gesagt wird, wird bearbeitbar.
ServiceanfrageIllustratives Gespräch
ANRUFER„Ein Gerät zeigt eine Störung.“
ASSISTENT„An welchem Einsatzort steht das Gerät?“
Gesprächsbeispiel · keine echte Aufnahme oder Kundendaten
DIE AUSGANGSLAGE
Wo heute Aufwand entsteht.
Nach dem Gespräch fehlen Gerät, Einsatzort, Termin oder Rückrufnummer. Die Disposition muss bereits genannte Angaben erneut erfragen, bevor sie Verfügbarkeit oder einen Einsatz prüfen kann.
DER ABLAUF WIRD SICHTBAR
Ein Blick auf das mögliche Ergebnis.
GESPRÄCH / BEISPIELABLAUF
Was gesagt wird, wird bearbeitbar.
ServiceanfrageIllustratives Gespräch
ANRUFER„Ein Gerät zeigt eine Störung.“
ASSISTENT„An welchem Einsatzort steht das Gerät?“
Gesprächsbeispiel · keine echte Aufnahme oder Kundendaten
- 01Anruf
- 02Rückfragen
- 03Anfrageentwurf
- 04Übernahme
DAS ARBEITSERGEBNIS
Was am Ende des Pilots vorliegt.
Eine strukturierte Anfrage
Die erfassten Angaben werden als vereinbarter Datensatz oder Aufgabenentwurf bereitgestellt. Unbekanntes bleibt als offen markiert.
Eine geprüfte Übergabe
Testgespräche werden bis zur Übernahme durch die Disposition verfolgt. Wir dokumentieren Lücken, Fehlzuordnungen und Rückfragen.
VOM AUSLÖSER BIS ZUR ÜBERGABE
So greift ein Schritt in den nächsten.
- 01
Anruf annehmen und einordnen
Der Assistent stellt sich erkennbar als KI vor und klärt, ob es um Miete oder eine Servicemeldung geht.
- 02
Benötigte Angaben aufnehmen
Gerät, Einsatzort, Zeitraum und Rückrufkontakt werden passend zum Anliegen abgefragt.
- 03
Anfrage übergeben
Ein strukturierter Entwurf wird bereitgestellt. Unklare oder vereinbart auszuleitende Themen gehen mit Kontext an die Disposition.
- 04
Bearbeitung bestätigen
Ein Mitarbeiter übernimmt die Anfrage und bestätigt erst danach Verfügbarkeit, Preis oder weitere Zusagen. Die Serviceleitung prüft den vollständigen Übergabeweg.
- Einen AnsprechpartnerEine Person in Ihrem Team, die den Ablauf kennt.
- Zugang zu BeispielenDokumente, Aufnahmen oder Testzugänge, je nach Aufgabe.
- Von der GeschäftsführungEin Gespräch zum Start und die Entscheidung nach dem Pilot.
DER ERSTE EINSATZ
Ein klar begrenzter Pilot.
Eine eingehende Warteschlange mit den vereinbarten Szenarien Mietanfrage und Störungsmeldung. Verfügbarkeit, Preise und verbindliche Zusagen bleiben bei der Disposition.
Das benötigen wir zum Start
- Eine verantwortliche Person für die Eingangsnummer und Beispiele typischer Anliegen.
- Pflichtfelder, ein Ziel für die Anfragen und ein festgelegter Weg zur Übergabe an Menschen.
- Ein Testanschluss und vereinbarte Regeln zu Anbietern, Daten, Gesprächsaufzeichnung und Löschung.
DIE PRÜFPUNKTE
Zeit bis zur nutzbaren Anfrage
Vom Gesprächsende bis zum Eingang eines vollständigen Entwurfs bei der zuständigen Person.
Vollständigkeit der Angaben
Wir vergleichen Pflichtfelder und Werte mit den im Testgespräch tatsächlich genannten Informationen.
Erneute Rückfragen
Wir erfassen, wann Mitarbeitende Angaben nochmals erfragen müssen und ob der Grund im Gespräch oder in der Übergabe liegt.
FAQ
Was Sie vor dem Start wissen möchten.
Kann der Assistent verbindlich buchen?
Im ersten Umfang sammelt und übergibt er die Anfrage. Preise, Verfügbarkeit und Buchungszusagen bestätigt Ihr Mitarbeiter. Weitergehende Schritte müssten ausdrücklich definiert und geprüft werden.
Was passiert, wenn ein Anrufer unvollständige Angaben macht?
Der Assistent fragt nach den vereinbarten Pflichtangaben. Was offen bleibt, wird markiert; wir definieren Rückruf oder Übergabe an die Disposition.
Wird jedes Gespräch aufgezeichnet?
Eine Aufzeichnung wird nicht vorausgesetzt. Für den Test vereinbaren wir Datenfluss und Prüfmaterial. Wenn Aufnahmen nötig sind, werden deren Voraussetzungen und Verwendung vorher geklärt.
VERWANDTE AUFGABEN
Wo der nächste Schritt liegen könnte.
Robotik & Betrieb
Vom Serviceauftrag bis zum Ersatzteil am Ausgabepunkt
Wir verbinden die Bearbeitung eines Serviceauftrags mit der Bereitstellung und dem robotergestützten Transport des passenden Ersatzteilkits. Der Pilot führt einen klar definierten Vorgang von der geprüften Anfrage bis zur bestätigten Übergabe an Ihren Techniker zusammen.
Ablauf & Ergebnis ansehen ↗KI & Software
Aufträge führen. Entscheidungen festhalten. Abschlüsse prüfen.
Wir gestalten einen Auftragsablauf mit klaren Zuständigkeiten, Dokumenten und Freigaben. Dafür prüfen wir Ihre vorhandenen Systeme und bieten B2B-System als anpassbare Option für einen begrenzten Pilot an.
Ablauf & Ergebnis ansehen ↗DER NÄCHSTE SCHRITT
Was soll in Ihrem Betrieb besser laufen?
Beschreiben Sie einen Ablauf, der heute Zeit bindet. Wir besprechen, wo Automatisierung ansetzen kann und welche Informationen für einen belastbaren nächsten Schritt fehlen.
Beschreiben Sie Ihren heutigen Ablauf, die beteiligten Personen und das gewünschte Ergebnis.
HEINRICH SCHNEIDER / DDC
heinrich@ddc.companyLieber per E-Mail? Schreiben Sie uns direkt.