Die richtigen Daten erfassen
Wir legen gemeinsam fest, welche Felder und Positionen Sie brauchen, und testen die Erkennung an einer repräsentativen Auswahl Ihrer Dokumente.
KI-Dokumentenverarbeitung im Backoffice Weniger abtippen. Belege gezielt prüfen.
Ihr Team tippt keine Dokumente mehr ab und prüft nur noch strittige Felder.
Ein konkreter Prozess genügt für den ersten Schritt.
VOM BEDARF ZUR EINFÜHRUNG
- 01 · Dokumentart eingrenzenWir klären Formate, Pflichtfelder, monatliches Volumen und den heutigen Aufwand. Daraus entsteht ein abgegrenzter Testumfang.
- 02 · An Beispielen testenWir vergleichen ausgelesene Daten mit geprüften Sollwerten und erfassen Fehler, Ausnahmen und den verbleibenden Prüfaufwand.
- 03 · Über die Einführung entscheidenSie erhalten eine Auswertung, einen Vorschlag für den Arbeitsablauf und eine Aufwandsschätzung für Anbindung und Betrieb.
DER PROJEKTUMFANG
Was wir gemeinsam umsetzen.
Prüfung im Ablauf vorsehen
Fehlende Angaben, Widersprüche und unsichere Ergebnisse werden nach vereinbarten Regeln zur Prüfung vorgelegt. Ihr Team entscheidet über die Freigabe.
Daten nutzbar übergeben
Der Pilot liefert einen vereinbarten Export. Eine Anbindung an Buchhaltung, ERP oder Dokumentenablage planen wir nach Prüfung der verfügbaren Schnittstellen.
PROJEKTERFAHRUNG
Aus Unterlagen werden Daten.
Bauprojekt aus PDFs ins CRM
Für einen Berliner Makler werden Wohnungsblätter, Preislisten und Grundrisse von Neubauprojekten automatisch ausgelesen und in Propstack angelegt: bisher 156 Wohnungen aus drei Projekten. Beim ersten Projekt mit 69 Wohnungen ergab die Gegenprüfung mit den Unterlagen keine Abweichung.
Zum Projekt ↗Daten automatisch in die Patientenakte
Ein Software-Roboter überträgt Angaben über die Bedienoberfläche in das Klinik-Informationssystem, ohne Eingriff in dessen Programmcode. 2025 übergeben und beim Kunden in Betrieb genommen.
Ausweise automatisch auslesen
Für einen Anbieter von Identitätsprüfungen hat unser Team das Auslesen von Pässen und Ausweisen entwickelt, dazu Oberflächen für Kunden und für die Prüfer.
Aus Aufnahmen werden Dokumente
Dr.Transcriber macht aus Audio- und Videoaufnahmen ein strukturiertes Dokument: Transkript, auf Wunsch mit Sprechererkennung, KI-Überarbeitung und Export als PDF, DOCX oder HTML. Läuft auf einem eigenen Server oder lokal, ohne Cloud-Dienst.
Wissensbot für eine Handelskette
Ein Chat-Bot beantwortet Kundenfragen aus den Unterlagen des Unternehmens: Sortiment, Filialen und Kontaktdaten. Die Inhalte pflegt das Team in gewohnten Dokumenten.
Projekterfahrung unseres Teams; Kunden ohne Namensnennung sind anonymisiert.
PROJEKTKONZEPTE
Abläufe, die sich damit angehen lassen.
Beispiele mit Ablauf, Ergebnis und Pilotumfang. Es sind Konzepte für einen ersten Pilot, keine abgeschlossenen Kundenprojekte.
KI & Software
Vom Einsatz vor Ort zum vollständigen Servicebericht.
Wir verbinden Fotos, Arbeitsangaben und offene Punkte mit dem jeweiligen Auftrag und bereiten daraus einen Bericht zur Prüfung vor. Der Pilot begleitet eine Einsatzart vom mobilen Formular bis zum freigegebenen Dokument.
Ablauf & Ergebnis ansehen ↗KI & Software
Von der Kundenanfrage zum geprüften Angebot und Auftrag.
Wir entwickeln einen Ablauf, der angefragte Positionen Ihrem Sortiment zuordnet und ein Angebot zur Prüfung vorbereitet. Im Pilot mit einer Produktgruppe behalten Ihre Mitarbeitenden die Kontrolle über Preise, Verfügbarkeit und Freigabe.
Ablauf & Ergebnis ansehen ↗FAQ
Was Sie vor dem Start wissen möchten.
Funktioniert das mit unseren Scans und Formularen?
Das prüfen wir an Ihren Beispielen. Scanqualität, Layout, Handschrift und die benötigten Felder bestimmen, welche Erkennung erreichbar ist und wo Menschen prüfen müssen.
Kann das direkt in unsere Buchhaltung schreiben?
Eine Übernahme ist Teil der technischen Prüfung. Wir klären das Zielsystem, Schnittstellen, Rechte und Freigaben. Für den ersten Test kann ein strukturierter Export genügen.
Welche Dokumente sollen wir für den Einstieg bereitstellen?
Einige typische und schwierige Beispiele sowie eine Liste der benötigten Felder. Für die erste Sichtung bitte anonymisieren; die Verarbeitung weiterer Daten vereinbaren wir vor dem Pilot.
Können wir das nicht selbst mit n8n oder Make bauen?
Einfache Abläufe ja, und manchmal ist das die bessere Wahl. Schwierig wird es, wenn sich Dokumentformate ändern oder ein System keine Schnittstelle hat; dann übernehmen wir Bau, Tests an Ihren Fällen und den Betrieb. Auf Wunsch bauen wir in n8n, damit Sie den Ablauf später selbst pflegen können.
RATGEBER
Was Kunden vorher wissen wollen.
Dokumente automatisch auslesen: So funktioniert KI-Dokumentenverarbeitung im Backoffice
Wie Sie PDF-Dokumente automatisch auslesen und Belege ohne Abtippen erfassen. Ein Leitfaden zur KI-Dokumentenverarbeitung im Mittelstand.
WEITER
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Wo das schon läuft
Was es kostet
Für wen
DER NÄCHSTE SCHRITT
Was soll in Ihrem Betrieb besser laufen?
Beschreiben Sie einen Ablauf, der heute Zeit bindet. Wir besprechen, wo Automatisierung ansetzen kann und welche Informationen für einen belastbaren nächsten Schritt fehlen.
Bereiten Sie typische und schwierige Beispieldokumente, die benötigten Felder, das ungefähre Monatsvolumen und den Namen Ihres Zielsystems vor.
Ihr Aufwand: eine Person, die den Ablauf kennt, Zugang zu Beispielen, ein Gespräch zum Start und die Entscheidung nach dem Pilot. Anbindung, Einrichtung und Abstimmung mit Herstellern übernehmen wir. Was wir übernehmen ↗
HEINRICH SCHNEIDER / DDC
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